Die Zukunft ist JETZT:

E in Paradigmenwechsel in der Steuerberatung: Die Cloud-Technologien und künstliche Intelligenz (KI) eröffnen neue Horizonte für echte SteuerBERATUNG. Doch die Zeit des Abwartens ist ein Risiko. Die Entscheidung über die technologische Ausrichtung ist zu einer wichtigen Führungsfrage geworden.

Der Fachkräftemangel¹ treibt die Personalkosten, die Mandantenerwartungen steigen stetig und gleichzeitig gerät das traditionelle Geschäftsmodell unter Druck. Ein Blick auf den Markt für Buchhaltungssoftware genügt, um die Veränderungen zu erkennen: Anbieter wie sevDesk² oder Lexware³, ganz neu Pennylane⁴, locken mit niedrigen Preisen und suggerieren Mandanten, dass Buchhaltung heute weitgehend voll automatisiert abläuft. Ein Überblick über das Angebot zeigt das nachfolgende Schaubild:

Nach Appvizer⁵ betragen die monatlichen Kosten von Pennylane zwischen 14,00 und 79,00 Euro. Pennylane, in der Tabelle noch nicht aufgeführt, stellt sich als innovative Buchhaltungssoftware für kleine bis mittelständische Unternehmen dar. Nach der Werbung umfasst das Angebot die nahtlose Integration, intelligente Automatisierung und detaillierte Finanzanalyse für Unternehmen. Pennylane versteht sich als „finanzielles Betriebssystem” für europäische KMU: eine Cloud-Plattform, die Buchhaltung, Rechnungsstellung, Bankanbindung und Echtzeitfinanzreporting in einem geteilten Arbeitsbereich zwischen Unternehmen und Steuerberater vereint.⁶

In diesem Spannungsfeld müssen wir uns einer unbequemen Wahrheit stellen: Die Skalierung über Personal ist begrenzt. Die wirtschaftliche Zukunft der Kanzlei hängt nicht mehr davon ab, ob automatisiert wird, sondern wer die Automatisierung steuert.

Die Evolution der Wertschöpfung: Von der Regel zur KI

Wir befinden uns mitten in der 3. Phase der Digitalisierung. Während die letzten 20 Jahre von Belegscans und regelbasierter Kontierung geprägt waren (Phase 1) und ab ca. 2018 integrierte Datenströme via APIs⁷ hinzukamen (Phase 2), leben wir seit 2022 in der Ära KI-gestützter Systeme.

Der aktuelle Automatisierungsgrad bei Debitoren/Kreditoren liegt bereits bei etwa 80 %, im Buchen der Bankauszüge sogar noch höher. Die Prognose bis 2030 ist eindeutig: Wir steuern auf vollständig strukturierte Rechnungsdaten (eRechnung!), Echtzeitbuchhaltung und wahrscheinlich KI-gestützte Abschlussvorbereitungen zu.

Die entscheidende Erkenntnis dabei ist: Die Erfassungsbuchhaltung verliert ihre Wertschöpfung. Die Mandanten werden aufgrund der Werbung z. B. der vorgenannten Anbieter und eigener Einschätzung zur Erkenntnis kommen, dass auch im Steuerbüro der Prozess der Buchhaltung weitgehend automatisiert ist. Es geht dann darum, dem Mandanten zu erklären, warum er noch zwischen 2 bis 12/10⁸ für die Erstellung einer weitgehend automatisierten Buchhaltung bezahlen soll. Die STAX Auswertung der Bundessteuerberaterkammer weist für Einzelkanzleien einen Umsatzanteil der „Buchführung” von gut 21 % aus (bereits jetzt schon mit einem Rückgang von 25,9  % im Jahr 2018 auf 21,4  % im Jahr 2023).⁹ Bei einem Gesamtumsatz von 500.000 Euro sind also rund 100.000 Euro Kanzleiumsatz gefährdet. Die Differenzierung am Markt¹⁰ entsteht künftig nicht mehr durch das Erfassen und die Verarbeitung von Daten, sondern nahezu durch deren Interpretation und die darauf aufbauende Beratung.¹¹

Die Cloud als Infrastruktur der Produktivität

Viele Kollegen und Kolleginnen betrachten die Cloud noch immer als Kostenfaktor. Das ist ein Trugschluss. Die Cloud ist der Hebel für Produktivität, Marge und Kanzleiwert. Sie ermöglicht Skaleneffekte, die mit lokalen Serverstrukturen („On-Premises”) kaum noch zu erreichen sind.

Der Prozessvergleich macht dies deutlich:

●   Ohne Cloud kämpfen Kanzleien mit lokaler Datenhaltung, Medienbrüchen, Versionskonflikten und hohem Abstimmungsaufwand.

●   Mit Cloud arbeiten alle Beteiligten auf einer zentralen Datenbasis, nutzen durchgängige digitale Prozesse und greifen standortunabhängig auf Echtzeitauswertungen zu.

Mehr noch: Die Cloud ist die zwingende Infrastruktur für den Einsatz von KI. Nur in einer cloudbasierten Umgebung können Daten als strategisches Kapital genutzt werden, um automatisierte Denk- und Handlungsmuster zu automatisieren und qualifizierte Mitarbeiter von repetitiven Tätigkeiten zu entlasten. Zwar verschwinden die IT-Kosten nicht, sie verschieben sich jedoch von fixen Investitionen hin zu planbaren, skalierbaren Modellen, die strategisch steuerbar sind.

Vom Verwalter zum Gestalter: KI in der Beratungspraxis

Das Zielbild ist der Wandel zum „SteuerBERATER”. KI fungiert als Beschleuniger für höherwertige Dienstleistungen. Ein konkretes Szenario ist die KI-gestützte BWA-Analyse (vgl. Pilotierungsphase DATEV Kennzahlenanalyse).¹²

In der Praxis kann das z. B. bedeuten:

1 Automatisierte Abweichungsanalyse: Die KI erkennt Margenveränderungen oder einen Rückgang der Rohertragsquote sofort, markiert diese und liefert textliche Zusammenfassungen in Sekunden.

2 Lohnbereich: Anomalien bei Lohnarten werden erkannt und Grenzwerte automatisch geprüft. Dies entlastet Mitarbeiter und steigert die Qualität.

3 Proaktive Beratung („FORECAST”): Anstatt nur Vergangenheitsdaten zu verwalten, können Jahresergebnisse bereits im laufenden Jahr mit geringem Aufwand hochgerechnet und so in die laufende BWA-Beratung einbezogen werden – basierend auf gebuchten Ist-Monaten des laufenden Jahres und Erfahrungswerten der Vorjahre.

4 Virtuelle Betriebsprüfung noch bevor der Prüfer im Haus ist: KI gestützte Identifikation von Auffälligkeiten im Datenmaterial der Buchhaltung¹³, um zu erreichen, dass diese nicht erst durch ebenfalls von den Betriebsprüfern per KI erfolgten Feststellungen erfolgen. Das Ziel ist nicht die Verschleierung, sondern die proaktive Klärung: Schwachstellen werden vorab erkannt, Fehler berichtigt (ggf. per strafbefreiender Selbstanzeige), Dokumentationslücken geschlossen und Erklärungen vorbereitet. Dies reduziert Prüfungsdauer, Nachzahlungsrisiken und schützt das Mandantenverhältnis.

Dadurch werden Szenario- und Liquiditätsanalysen ermöglicht, die weit über das bloße Erfüllen steuerlicher Pflichten hinausgehen. StB erfüllen damit nicht nur die Anforderungen an moderne Unternehmenssteuerung, sondern auch implizit Pflichten aus dem StaRUG (Unternehmensstabilisierungs- und -restrukturierungsgesetz), indem Krisensignale frühzeitig identifiziert werden.

Risiko Nichthandeln in Sachen Cloud:
Der Kanzleiwert steht auf dem Spiel

Wer die Umstellung auf die Cloud aufschiebt, entscheidet sich nicht für Stabilität, sondern für einen schleichenden Wettbewerbsverlust. Das Risiko des Nichthandelns kann sich in sinkender Produktivität, steigenden Kosten je Fall und einem Attraktivitätsverlust als Arbeitgeber manifestieren. Bewerber fragen heute gezielt nach dem technologischen Stand einer Kanzlei, da sie wissen, dass ihr Wissen in veralteten Umgebungen an Marktwert verliert.

Auch auf die Gestaltung der eigenen Nachfolgefähigkeit kann sich das auswirken. Der digitale Reifegrad beeinflusst die Bewertung einer Kanzlei. Standardisierte, skalierbare Prozesse erhöhen den Umsatz- oder EBIT-Multiplikator zur Berechnung des Praxiswertes, während technologische Rückstände zu spürbaren Abschlägen führen. Digitalisierte Kanzleien erzielen häufig höhere Umsatzmultiplikatoren als analog arbeitende Einheiten, da die Abhängigkeit von einzelnen Personen sinkt und die Prozesse übertragbar sind.¹⁴

Der Faktor Mensch: Persönlichkeit ist nicht digitalisierbar

Bei aller technologischen Euphorie bleibt eine Konstante unverrückbar:

Die Automatisierung ersetzt Routinetätigkeiten, aber nicht die steuerliche und betriebswirtschaftliche Kompetenz.

Im Gegenteil, die Kernkompetenzen werden wichtiger denn je. Die Kompetenzen von StB und ihrem Team lassen sich wie folgt klassifizieren:

●   Fachkompetenz
liefert das „Was”, das inhaltliche Know-how. Sie bleibt das Fundament für Rechtssicherheit und Vertrauen.

●   Methodenkompetenz
liefert das „Wie” – die Vorgehensweise, um Wissen zu erwerben, Probleme zu strukturieren und Lösungen umzusetzen, d. h. aus der Datenflut tragfähige Entscheidungen abzuleiten.

●   Emotionale Kompetenz
schafft die Beziehungs- und Kommunikationsbasis, auf der Fach- und Methodenkompetenz wirksam werden, stärkt die Beziehungsebene und schafft Akzeptanz für unsere Empfehlungen.¹⁵

Zusammengefasst:

„Persönlichkeit ist nicht digitalisierbar.”

Die Technik gibt uns die Freiheit zurück, diese menschlichen Kompetenzen stärker in den Fokus zu rücken und die Mandantenbindung noch zu erhöhen. Die Formel für die Zukunft lautet daher:

Hybride Intelligenz = KI + Mensch,

und das in der Cloud.

Eine Frage der Führung

Die DATEV-Cloud und der Einsatz von KI sind keine Technikthemen. Es sind unternehmerische Weichenstellungen über Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit und die Zukunft der eigenen Kanzlei. Technisch werden früher oder später alle umstellen müssen. Wirtschaftlich profitieren werden jedoch nur diejenigen, die jetzt gestalten, anstatt zu warten.

Die Entscheidung fällt nicht in der IT-Abteilung.

Sie fällt in der Führung. Wie sieht die konkrete Umstellung aus? Am Beispiel der DATEV zeigen das die folgenden praktischen Beispiele:

Vom technologischen Wandel zur strategischen Entscheidung

Cloud-Computing und künstliche Intelligenz (KI) prägen bereits heute den Kanzleialltag. Während der erste Teil dieses Beitrags die übergeordneten Markt- und Berufsbildveränderungen eingeordnet hat, liegt der Fokus dieses zweiten Teils auf der Praxis. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie DATEV den technologischen Wandel im eigenen Produktportfolio umsetzt und welche Cloud-Lösungen StB bereits heute produktiv einsetzen können.

Die zentrale Botschaft lautet: Der Weg in die Cloud hat längst begonnen. DATEV verfolgt diesen Weg schrittweise, prozessorientiert und mit dem Ziel, Kanzleien aktiv bei der Transformation zu begleiten.

On-Premises stoßen zunehmend an Grenzen – und die Cloud wird zum neuen Enabler

Wie im ersten Teil des Artikels beschrieben, stoßen die bekannten On-Premise-Lösungen zunehmend an Grenzen, die nicht bzw. nur mit erheblichem Mehraufwand überwunden werden können. Und hier schaffen Cloud-Lösungen neue Spielräume.

Der DATEV-Weg in die Cloud: volutionär statt disruptiv

DATEV setzt bewusst nicht auf eine abrupte 1:1-Ablösung bestehender Programme. Stattdessen erfolgt der Wandel evolutionär: On-Premises-Lösungen bleiben in der Übergangsphase funktionsfähig und gesetzlich aktuell, während Cloud-Anwendungen kontinuierlich ausgebaut werden.

Der Portfoliowandel ist damit kein einmaliges Projekt, sondern ein langfristiger Transformationsprozess, in den Kanzleien jederzeit einsteigen können.

Beispiel 1: MyDATEV Kanzlei – der zentrale Einstieg in den Kanzleialltag

MyDATEV Kanzlei entwickelt sich zur zentralen Drehscheibe für Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandantschaft.

●   Zentraler Einstieg in den Arbeitstag mit mandantenübergreifendem Überblick

●   360°-Mandantensicht mit Informationen aus angebundenen Fachanwendungen

●   Strukturierter Austausch von Dokumenten, Aufgaben, Nachrichten und Freigaben

●   Integrierte Freigabeprozesse, insbesondere für Steuererklärungen

●   Kontextbezogene Integration der Kommunikationsfunktionen in leistungserstellende Anwendungen

●   Ablösung der bisherigen DATEV Freizeichnung online seit Januar 2025

●   Mustertextbausteine zur Standardisierung wiederkehrender Kommunikationsprozesse

Beispiel 2: DATEV Unternehmen online und Automatisierungsservices im Rechnungswesen

Im Rechnungswesen zeigt sich der Portfoliowandel besonders deutlich. DATEV Unternehmen online bildet gemeinsam mit den Automatisierungsservices das Fundament für eine cloudbasierte Zusammenarbeit.

●   Medienbruchfreier digitaler Belegfluss zwischen Mandant und Kanzlei

●   Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen

●   Hoher Automatisierungsgrad bei der Verbuchung von Bankumsätzen

●   Standardisierte Anbindung von Vor- und Drittsystemen über DATEV Datenservices Rechnungswesen

●   Zentrale, aktuelle Datenbasis als Voraussetzung für Echtzeitauswertungen

●   Grundlage für zukünftige KI-gestützte Analyse- und Prognosefunktionen

Beispiel 3: DATEV Meine Steuern – der digitale Steuerprozess

Mit DATEV Meine Steuern ist der Steuerprozess durchgängig digital umgesetzt – von der Datenerfassung bis zur Übermittlung an die Finanzverwaltung.

●   Strukturierte, intuitiv gestaltete Datenerfassung durch Mandantinnen und Mandanten

●   Digitale Bereitstellung steuerlich relevanter Belege

●   Medienbruchfreie Übernahme der Daten in die Steuerdeklaration

●   Referenzierung auf Belege (RABE) mit Verknüpfung von Beleg und Formularzeile

●   Ablage der Belege in der DATEV-Cloud

●   Selbstständiger Abruf freigegebener Belege durch die Finanzverwaltung

●   Reduzierung von Rückfragen und deutliche Entlastung im Prüfungsfall

●   Sichere Mandantenfreigabe über MyDATEV Kanzlei

Beispiel 4: DATEV Personal – Cloud-Lösungen in der Personalwirtschaft

Auch in der Personalwirtschaft schreitet der Wandel konsequent voran. DATEV Personal überführt zentrale Prozesse in die Cloud und verbessert die Zusammenarbeit mit Mandanten.

●   Digitale Personalakte in der DATEV-Cloud

●   Cloudbasierte Vorerfassung für die Lohnabrechnung

●   Zentrale und stets aktuelle Datenbasis

●   Strukturierte Datenübernahme aus Partnerlösungen über DATEV Datenservices Personalwirtschaft

●   Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant

●   Grundlage für weitere Automatisierungs- und KI-Services im Lohnbereich

Fazit: Jetzt gestalten – nicht abwarten

Der Portfoliowandel bei DATEV ist Realität. In allen zentralen Geschäftsfeldern stehen bereits heute Cloud-Lösungen zur Verfügung, die produktiv genutzt werden können und einen messbaren Mehrwert schaffen.

Entscheidend ist nicht, sofort das gesamte Kanzleiportfolio umzustellen, sondern bewusst zu starten: erste Prozesse zu verlagern, Erfahrungen zu sammeln und die eigene Organisation schrittweise weiterzuentwickeln.

Cloud und KI sind dabei kein Selbstzweck. Sie sind Werkzeuge, um Produktivität zu steigern, Mitarbeitende von Routinetätigkeiten zu entlasten und Raum für hochwertige Beratung zu schaffen. Die technologische Basis für die Kanzlei der Zukunft ist gelegt – die Entscheidung, diesen Weg aktiv zu gehen, fällt heute.

Uwe Stengert

        

Peter Stadler

Uwe Stengert, WP/StB, dhpg Wiesbaden, Vizepräsident des StB-Verbandes Hessen, fachlicher Leiter der Steuerakademie Hessen, Vorsitzender AK BWL beim DStV, Geschäftsführer der dhpg steutax GmbH StbG und

Peter Stadler, Leiter DATEV Niederlassung Frankfurt, Abteilungsleiter Beratung kaufm. Prozesse

¹    STAX 2024 – Fachkräftemangel und Zufriedenheit mit Beruf Beihefter zu DStR Heft 4/2025

²    https://sevdesk.de/

³    https://www.lexware-online.de/index-details.php

⁴    https://www.pennylane.com/de

⁵    https://www.appvizer.de/finanzen-buchhaltung/buchhaltung/pennylane

⁶    FAZ Digitalwirtschaft, „Branche unter Druck: Diese 15 KI-Start-ups wollen die Steuerberatung automatisieren“, 04.03.2026

⁷    Application Programming Interface, d. h. Schnittstellen als Ersatz von Methoden und Tools, durch die verschiedene Softwarelösungen unabhängig von ihrer zugrunde liegenden Architektur oder Technologie miteinander agieren können

⁸    § 33 Abs. 1 StBVV

⁹    Vgl. Umfrageergebnisse Bundessteuerberaterkammer, STAX 2024, 11/2024 unter: https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/recht-und-berufsrecht/fachinfos/01_ausgewaehlte-Ergebnisse_STAX2024.pdf

¹⁰    Vgl. zum Thema Strategie für Steuerberatungsunternehmen: Stengert in VN 94-1/2021 S. 5 ff.

¹¹    Vgl. Stengert in Hess. Verbandsnachrichten: VN 102-3/2023 (Beratung mit der BWA); VN-103-1/2024 (Beratung aus dem Jahresabschluss; VN 104-2/2024 (Jahresabschluss der Zukunft – Unternehmensplanung)

¹²    https://pilot.datev.de/

¹³    Z. B. durch Benford'sches Gesetz, Ausreißererkennung, Zeitreihenanalyse, Prüfung zur Richtsatzsammlung des BMF, GoBD-Konformität

¹⁴    https://www.haufe.de/steuern/taxulting/kanzleiwert-ermitteln-digitalisierung-ist-wichtiger-faktor_598848_511684.html

¹⁵    https://www.stilgerecht.ch/Wertsch%C3%A4tzung/fachkompetenz-versus-emotionaler-kompetenz.html